10 de julho de 2018 – ,

Kanban – Controle os fluxos com mais eficiência

Um sistema eficaz, implementado pela Toyota na década de 40, e que funciona muito bem até nos dias de hoje e que diversas empresas utilizam para garantir qualidade e a produtividade. Neste artigo você vai conhecer um pouco mais sobre o Kanban, sistema utilizado para aumentar a eficiência da produção e otimizar os resultados, conhecido também como processo de gestão visual. Inicialmente o Kanban foi aplicado em empresas japonesas de fabricação em série, ligado ao conceito de “just in time”, sistema de administração da produção que determina que tudo deve ser produzido, transportado ou comprado na hora exata.

O QUE É

A palavra Kanban pode assustar na primeira impressão, ao se imaginar que se trata de uma técnica complexa, por ser de origem japonesa, mas na verdade não, a ferramenta é muito mais simples do que parece: é apenas um sistema de controle utilizado para organizar tarefas de um processo, para que sejam entregues da melhor forma possível. Nada mais é do que um quadro grande e muito bem posicionado na organização, para que alcance o maior número possível da visibilidade dos colaboradores, dividido em colunas, que representam as etapas dos processos. Ele representa a comunicação interna de uma empresa para notificar as partes do processo produtivo, se tal atividade é necessária ou não, se é urgente ou se pode esperar por ações próximas.

O Kanban é um dos métodos de desenvolvimento que pode ser utilizado a qualquer tipo de organização. Ao contrário de outros métodos que forçam uma mudança desde o início, o Kanban busca a evolução, não a revolução. Não é um processo apenas para se colocar em prática, é um método para impulsionar a melhoria, começando com o processo que você já tem.

TIPOS DE KANBAN

Nas linhas de produção são usados geralmente dois tipos: o de movimentação e o de produção. O Kanban de movimentação notifica os diversos setores de produção de uma linha para quando realizar determinada ação e o Kanban de produção recorre aos murais ou softwares em um espaço para que todos os colaboradores possam enxergar. Este é o modelo mais utilizado, por ser empregado em várias áreas, não somente industrial. Escritórios ou prestações de serviços utilizam a técnica da gestão visual para garantir que todas as atividades sejam realizadas dentro do tempo definido e de preferência, antes do prazo destinado.

Detalhe: as ações são pontuais e não devem ser feitas antes das posteriores, inviabilizando o processo ágil que é o objetivo do sistema Kanban.

COMO MONTAR SEU MURAL

Os murais costumam ser divididos em três seções, To do (por fazer), Doing (fazendo ou em execução) e Done (feito ou concluído). Outras seções ainda podem ser desenvolvidas, de acordo com a especificidade de cada atividade. O número de colunas do seu quadro Kanban, bem como o limite de atividades a serem executadas ao mesmo tempo depende da complexidade de cada projeto conduzido.

Uma iniciativa simples pode ter apenas as três colunas que mencionamos: a fazer, fazendo e feito. Já um projeto mais complexo, como o desenvolvimento de um software, pode ter mais etapas para refletir o processo pelo qual cada funcionalidade passa. Assim, pode-se ter: a fazer, em análise, em desenvolvimento, em teste e entregue.

Definidas as etapas, você divide seu quadro em colunas, inserindo a primeira leva de atividades na primeira. Cada cartão deve conter um mínimo de informações sobre a atividade, como o que deve ser feito, o prazo para conclusão e o respectivo responsável pela atividade. Isso permitirá que você tenha um maior controle sobre a iniciativa, do começo ao fim.

Dispostos os cartões e todos devidamente cientes sobre quais são suas responsabilidades, chega a hora de trabalhar. A partir daí, quando uma etapa do Kanban é superada, o cartão pode ser deslocado para a etapa seguinte, até que a atividade seja finalizada. Nesse momento, a coluna que tem uma vaga em aberto pode receber uma nova atividade, puxando a linha de produção.

Em cada uma destas partes são registradas as atividades recorrentes da produção da empresa e costuma existir uma breve descrição da tarefa a ser realizada, o horário de entrada e referência de saída e o nome do colaborador responsável por desempenhar cada função.

BENEFÍCIOS

Esse sistema melhora a comunicação das equipes, facilita a entrega das metas, otimiza a padronização e reduz diversos desperdícios. Veja outros benefícios:

– Maior rendimento de tempo e processos:
Consultar controles e cronogramas de projetos geralmente consome tempo e prejudica o desenvolvimento profissional das pessoas, por isso, o quadro Kanban, em um local de grande visibilidade, vai permitir que o profissional tire os olhos do que está fazendo apenas por alguns segundos, somente para saber qual é o próximo passo, sendo assim, as distrações são reduzidas e o tempo da equipe é otimizado.

– Ganho de produtividade:
O objetivo é otimizar o tempo dos colaboradores para que ninguém fique parado, esperando pela próxima demanda. Da mesma forma, nenhum funcionário se sobrecarrega, afetando a qualidade dos processos.

– Foco nas prioridades:
O Kanban permite priorizar as tarefas e manter o time focado no que realmente importa, reduzindo assim, desperdícios de trabalho, custos, retrabalho, preocupações, burocracias desnecessárias que atrasam os resultados.

– Monitoramento de desempenho:
O Kanban também é uma ótima maneira de acompanhar o desempenho da equipe, uma vez que os prazos para a conclusão de cada tarefa estão registrados nos cartões.

Além disso, permite que todos os colaboradores saibam como anda a produtividade individual e coletiva ao longo dos processos.

Ao criar um modelo visual do fluxo de trabalho para a equipe, fica possível identificar o que realmente está sendo feito. O trabalho se torna visível, e outros benefícios surgem imediatamente, como, foco nas prioridades, transparência nas tarefas e identificação de desperdícios. O Kanban permite obter uma visão ampla do que está sendo feito, em qual etapa, o que está pronto, quanto está pronto e o quanto a equipe consegue entregar. Dessa forma, é possível desenhar um maior planejamento e saber quando traçar novas metas. Essa ferramenta promove a colaboração contínua e incentiva o aprendizado e a melhoria do trabalho.

Entre as vantagens da ferramenta, a redução de desperdício e de custo são as mais impactantes, além disso, é possível rapidamente identificar melhora na gestão, maior organização, processo simplificado, redução de processos que não agregam valor e aumento de motivação da equipe.

DICAS IMPORTANTES

Procure engajar a equipe toda para que esteja preparada a assimilar os conceitos e princípios do Kanban, lembrando sempre, que independentemente da ferramenta, a equipe é a parte mais importante para que qualquer prática de melhoria realmente possa obter resultados. Uma equipe capacitada funciona bem com qualquer ferramenta. Em seguida, identifique as fases de trabalho que a equipe deve segue para concluir os processos.

Com o seu quadro montado, manter um controle constante é essencial, identificando sempre que possível algumas mudanças na ordem ou novos cartões que sejam necessários. Dessa forma, melhora a qualidade e reduz os custos, eliminando trabalho desnecessário.

Finalmente, é muito crucial ter métricas do fluxo de trabalho, principalmente para atingir a melhoria contínua. Estabelecendo um sistema de medição simples como: trabalho que precisa ser feito e o que foi feito até o instante. O Kanban montado inicialmente não significa que deve permanecer igual para sempre. É necessário atenção constante para identificar oportunidades de melhoria, como, por exemplo, adaptar o fluxo com mais ou menos estágios ou aprender a priorizar o que gera mais valor.

Kanban é disciplina, transparência, priorização e adaptação. A correta utilização traz grandes valores para uma organização, para uma equipe e até mesmo para um projeto pessoal.

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