5S: entenda o que é essa ferramenta e para que serve

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5S: entenda o que é essa ferramenta e para que serve

Está na hora de padronizar a rotina da organização? Que tal o 5S para um ambiente de trabalho mais eficiente?

Um dos maiores desafios corporativos é manter o desenvolvimento constante dentro da organização, eliminando os desperdícios e aumentando a produtividade, esse cenário faz parte do Controle da Qualidade Total. Mas nem sempre o que se expressa na teoria é atingível na prática. E quando o objetivo não foi alcançado, onde está o erro? Falha na comunicação? Falta de capacitação profissional? Falta de controle e acompanhamento das metas traçadas?

A ascensão de hábitos e valores culturais mais eficientes estão sendo cada vez mais praticadas nas empresas, por gerar mais ações sustentáveis e permitir que os colaboradores sintam-se mais engajados a cumprir suas responsabilidades com maior empenho e satisfação.

A FERRAMENTA 5S

Para muitas empresas que buscam o avanço contínuo, investir no 5S é um dos primeiros passos para manter o ambiente de trabalho eficiente e apresentar melhorias destinadas à qualidade total, como organização, limpeza e padronização.

A ferramenta é fácil de ser entendida e pode ser aplicada em empresas de vários segmentos e estruturas,
sendo setor privado ou público e a simples assimilação permite com que profissionais de diferentes níveis possam compreender da melhor maneira possível, desde grandes executivos aos operários.

De origem japonesa, o programa 5S, também conhecido como Housekeeping, traz ao mesmo tempo, simplicidade e eficiência a um ambiente de trabalho e a todos os funcionários envolvidos, desde chão de fábrica até departamentos administrativos. Apesar de ter sido desenvolvida há vários anos, esta ferramenta é muito utilizada para promover melhores desempenhos e resultados corporativos através de processos mais enxutos, simplificados e organizados. Focada na melhoria contínua, é uma ferramenta educacional, forma simples e efetiva, dentro e fora do ambiente de trabalho.

RESULTADOS

Ao implantar o programa 5S, os resultados começam a aparecer em pouco tempo, principalmente por permitir que as pessoas capacitadas possam identificar com mais facilidade os possíveis pontos de erros, objetos fora do lugar, muitas vezes atrasando processos e problemas que não estavam recebendo a devida atenção.

Surgiu no Japão, em um momento de crise econômica, no início dos anos 50, logo após a Segunda Guerra Mundial. O objetivo era garantir a qualidade dos processos em organizações de diversos segmentos e portes, até mesmo no dia a dia da vida pessoal dos colaboradores. Tanto que deu certo, que o método é cada vez mais adotado por diversas empresas do mundo inteiro, como modelo de gestão da qualidade.

Na prática, o 5S é mais do que uma ferramenta de gestão, é uma filosofia. A aplicação consiste em engajar colaboradores e ajudá-los a desenvolver habilidades, como disciplina e organização, proporcionando maior qualidade e segurança no trabalho, além de melhorar o clima organizacional.

 

ferramenta 5s

 

 

 

 

CONHEÇA OS 5S:

A denominação 5S vem de cinco palavras japonesas e é traduzida como “sensos”, que no latim significa órgão do sentido, faculdade de sentir, sensação e pensamento. São elas: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketso e Shitsuke.

1-SEIRI

Começando pelo Seiri, o senso de utilização, sendo esse o primeiro S, usado para que referir-se ao uso mais eficiente de recursos e materiais. Nas empresas, isso exige uma reflexão sobre o que é realmente necessário. Neste momento, é possível fazer um levantamento de todos os documentos, equipamentos e estoque da empresa. O Seiri significa senso de organização e descarte, e tem por objetivo tornar o ambiente de trabalho mais útil e menos tumultuado, com somente objetos, ferramentas, documentos e materiais disponíveis do que realmente se usa mais. Para isso é preciso fazer um levantamento do que não é usado com frequência e liberar o devido espaço, assim tornará o ambiente de trabalho mais organizado de acordo com as necessidades fundamentais. Esta etapa serve para otimizar ambientes físicos, evitar o desperdício, reduzir custos e facilitar a limpeza ou manutenção desses materiais.

2-SEITON

Após este levantamento vem o Seiton. Este visa dar um senso maior de organização, recolocando os objetos que são menos utilizados devidamente em seus lugares e em local que fiquem etiquetados, desde mesas, documentos antigos, arquivo morto, etc… Não é muito difícil encontrarmos dentro de uma empresa mesas desorganizadas, salas bagunçadas e estoques onde ninguém encontra nada. Com o Seiton, tudo deve estar no seu devido lugar. A organização é fundamental para o sucesso de qualquer empreitada, portanto, nesse momento, uma detalhada classificação dos objetos é bastante útil. Na prática, o segundo “S” facilita a localização de qualquer objetivo, arquivo ou material na companhia e traz uma enorme economia de tempo.

Uma boa ideia é identificar e classificar os objetos a serem reorganizados; a sinalização correta do ambiente de trabalho também é uma de suas propostas, afinal, a premissa doseitoné: “o que não está classificado não está organizado”.

3-SEISO

O terceiro S é o Seiso e está ligado às atividades de limpeza como um todo, desde as estações de trabalho ao pátio da organização. Neste senso é necessário fazer um levantamento cauteloso do local de trabalho em busca de atividades que geram sujeira ou qualquer elemento que possa causar algum distúrbio ou desconforto (como cheiro ruim, falhas ou barulhos). O resultado é um local limpo e arrumado proporcionando maior satisfação aos colaboradores. Um ambiente organizado precisa estar limpo, e por isso, nessa etapa do 5S, é responsabilidade de cada funcionário da empresa manter seu próprio espaço e objetos de trabalho organizados.  Esse S, é responsável por criar a consciência de que a limpeza é responsabilidade de todos. Assim cada colaborador deve manter a higiene dos seus objetos de trabalho, cuidando pela boa utilização e manutenção dos espaços comuns.

O Seiso também diz respeito à aparência pessoal, motivando que a pessoa deve se apresentar adequadamente. Já nesta etapa, a possibilidade de acidentes é reduzida, os equipamentos tornam-se mais conservados e os relacionamentos interpessoais melhoram significativamente.

4-SEIKESTU

O Seiketsu é o quarto conceito da metodologia 5S e consiste em realizar a manutenção dos três primeiros sensos, proporcionando  melhorias constantes. Nessa etapa é preciso definir os responsáveis pela continuidade das ações das etapas iniciais e, então, transformar isso em uma rotina, estabelecendo normas sempre que necessário. Os 3 primeiros princípios promovem uma verdadeira limpeza na empresa, mudando a percepção da organização, seja interna e até externa, perceptível aos “olhos” dos clientes. O Seiketsu traz o conceito de normalização, de tornar rotina os novos valores e padrões. Nesta fase acontece o estabelecimento de rotinas e normas que manterão o novo modelo.

Com esse senso, é possível criar um senso de prevenção e cuidados de todos os colaboradores com a limpeza, fixando padrões que mantenham a organização, como o uso de etiquetas e painéis de controle, por exemplo.

5-SHEITSUKE

E o quinto e último S é o Sheitsuke, que é um princípio que trata sobre cada um dos colaboradores, exigindo autodisciplina e um nível de comprometimento maior. Provavelmente esse senso seja uma das mais difíceis etapas do 5S por estar relacionado à permanência das melhorias realizadas na empresa. Mas sendo compreendidocomo uma filosofia de vida e de trabalho, a ferramenta oferece melhorias a médio e longo prazo, além de beneficiar a qualidade de vida de todos, gerando mais resultados para organização. A ideia do senso de disciplina é permitir um monitoramento eficaz dos 5 sensos, trazendo resultados positivos para a gestão, segurança no trabalho e qualidade. É interessante investir em capacitação contínua e estimular os novos valores, para que todos da organização passem a fazer parte da cultura organizacional.

BENEFÍCIOS DE APLICAR O 5S

Aplicado corretamente, o 5S tem o poder de melhorar o aproveitamento profissional de todos os colaboradores, que desfrutarão de um ambiente organizado, limpo e propício para o desenvolvimento produtivo e a prática da melhoria contínua.

Outros benefícios aparecem no aumento da previsibilidade das operações, facilidade no gerenciamento de crises, distribuição de tarefas, consequentemente, aumentando a confiança na relação entre líderes e colaboradores.

Para atingir os objetivos, é importante desenvolver em quatro áreas diferentes: Pessoal, Empresa, Segurança e Processos. A adoção do programa 5S resulta em processos mais previsíveis e eficientes, colaboradores mais confiantes e motivados e produtos mais competitivos, com alto valor agregado.

COMO IMPLEMENTAR

Antes de implementar a metodologia 5S na empresa, o gestor precisa entender e acreditar no poder de mudança que ela possui. Em seguida, conhecer alguns cases de sucesso em outras empresas e criar uma apresentação motivadora para a toda equipe, mostrando quais os efeitos positivos que tanto a organização, quanto os funcionários terão com essa prática.

Selecione alguns colaboradores para a implantação, acompanhamento e retorno de resultados. Estes serão responsáveis pelo controle de qualidade e por auxiliar o restante da equipe na melhoria contínua das estratégias utilizadas em cada um dos 5S.

O primeiro passo desta comissão é listar os principais problemas do dia a dia, destacando quais pontos precisam de mais atenção. Muitas vezes, por exemplo, a falta de organização não é causada pelos colaboradores, mas pela falta de equipamentos adequados ou pelo excesso de objetos no espaço de trabalho.

Após a identificação dos mesmos, é importante implantar os 5S na ordem, seguindo um roteiro coeso que consiste em avaliar e organizar o que é útil, limpar e remover os excessos, normalizar a prática e se disciplinar. Mesmo existindo uma comissão, todos os funcionários precisam estar envolvidos.

Implantando todos os sensos é necessário o acompanhamento, estabelecendo um mecanismo de monitoramento, permitindo que todos reflitam sobre os hábitos e se motivem a melhorá-los. A metodologia 5S, após compreendida por toda a organização, pode ser uma oportunidade de adotar um estilo de trabalho (e de vida) muito mais produtivo e organizado.

 

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