Um projeto de melhoria contínua e seus passos

Um ciclo de projeto com vitórias

Um projeto de melhoria contínua depende de passos a serem dados de forma planejada e robusta, levando a resultados de impacto na organização. Fazer isso está diretamente relacionado a práticas que podemos adotar à medida que projetos ou programas são realizados.

O primeiro ponto a ser observado nesta dinâmica é a necessidade de se ter um objetivo determinado que faça sentido, gerando um compromisso nos profissionais que estarão envolvidos na equipe de projeto.

Em segundo lugar vem a necessidade de estabelecer o estado atual, até mesmo antes de tentar resolver o problema ou ir a um degrau mais elevado em termos de melhoria. Medir para entender onde o processo ou o produto se encontra se torna importantíssimo porque a partir deste cenário é que desenvolvemos o projeto e assim poderemos capturar os ganhos de forma comprovada. Além de mapas e descrições, é necessário que uma base de dados com um período de tempo seja utilizada como fonte. Na grande parte das iniciativas, este tempo se concentra em um histórico de 3 a 12 meses. Menos do que o período mínimo citado, podemos contar com um nível de informação considerado superficial e acima de 1 ano podemos ter como referência um cenário que não faça mais sentido para o momento em que estamos executando o projeto.

Vale lembrar que em qualquer etapa do projeto é imprescindível que tenhamos alinhamentos de forma periódica e que as pessoas se sintam parte do processo de melhoria ou até mesmo da construção das metas. Isso vai aumentar o comprometimento do time de forma significativa, potencializando as chances de sucesso.

Dentro das condições existentes ao se estabelecer o estado atual, já poderemos identificar oportunidades de melhoria, mas é sempre importante lembrar que faremos a construção deste cenário a partir da realidade. Como processo, vamos estabelecer o que cada etapa representa e como ela é realizada, evitando o estado ideal, que por sua vez, poderá ser descrito na situação alvo. Se trabalharmos com um produto, precisamos desenvolver a sua estrutura em partes ou blocos e além disso, contaremos com análises de performance a partir de amostragens específicas, sejam elas do produto da própria empresa ou de produtos concorrentes.

O próximo passo para o sucesso do projeto será encontrar as relações de causa e efeito dos principais eventos relacionados no processo e/ou no produto a partir das atuais performances. Para isso será necessária a utilização de dados. Estes podem ser coletados com novas amostras e testes a serem combinados de forma estruturada através dos fatores (entradas) que interferem na variável resposta, que é a entrega ao cliente, seja ela de forma direta ou indireta a partir da tradução das necessidades do cliente em características a serem medidas. O objetivo final desta etapa será estabelecer o que de fato precisa ser controlado ou manipulado no sistema para garantir a sua entrega em uma relação onde no máximo 20% dos fatores nos levam a 80% da resposta, conforme o princípio de Pareto.

Com as informações obtidas através dos dados coletados agora será o momento de produzir alterações no produto e/ou no processo, fazendo com que as variáveis se traduzam em robustez de entrega, levando à uma redução de variação ou deslocando a performance do produto ou do processo de forma positiva. Estas implementações, antes de serem definitivas, merecem uma atenção no que se refere às amostragens finais a serem realizadas em testes ou pilotos para se consolidar a performance em pequenas partes ou lotes menores, quando em um processo produtivo, por exemplo.

Tendo em mente que todas as etapas foram realizadas baseadas em dados, agora sim, teremos a implementação final, que pode ocorrer em períodos de até 3 meses, em projetos simples que não requerem investimento. Em projetos onde temos grandes investimentos, isso pode levar até 18 meses para acontecer. Tendo estes períodos como referência, é sempre importante desenvolver soluções que não venham a ter a necessidade de estar combinadas para acontecer e neste formato será possível antecipar entregas e gerar contribuições complementares que se somam desde a primeira modificação até aquela que consolida a entrega total do projeto.

Ao se ter as modificações implementadas será o momento de capturar os ganhos, gerando estabilidade nos números finais, o que é feito através do monitoramento do desempenho ao longo de 3 a 6 meses pelo próprio time de projeto e pelas pessoas que contribuíram com o processo de aprendizagem desde o início do projeto. Após este período é esperado que a operação cuide da melhoria implementada de forma autônoma, seguindo padrões e utilizando os mesmos para treinamentos periódicos. Desta forma a melhoria será consolidada e um próximo incremento de resultado será considerado na iniciativa seguinte. Aos poucos a cultura é implementada e os resultados aparecem em níveis cada vez mais importantes.

Para chegarmos em resultados consistentes de forma contínua é necessário termos profissionais capacitados desde o Lean até o Six Sigma, entre profissionais relacionados à produção enxuta até os níveis de Green e Black Belt. Somente desta maneira será possível permear diferentes áreas e produzir resultados de alto impacto na organização.

Autor: Gustavo Koller