A3- A ferramenta perfeita para se gerenciar um projeto, resolver problemas e desenhar estratégias

A ferramentas A3 é muito boa mesmo, pode confiar, vem comigo nessa leitura e verás a quanto simples e poderosa ela é. Para iniciarmos essa reflexão, é importante ressaltar que o nome da ferramenta provem do formato de papel A3 com as seguintes dimensões (420X297mm), nesse papel é possível se projetar várias práticas que vão desde a estruturação de um kaizen, passando por uma estruturação MASP, até a aplicação de um plano estratégico.

A ferramenta é orgânica e de fácil aplicação, em seu conteúdo aplica-se 5 ou 6 partes distribuídas de forma lógica direcionando para que os objetivos propostos sejam alcançados, e são as seguintes (descrição do problema, requisitos do negócio, situação atual, situação alvo, plano de ações, indicadores), cada parte contribui para uma gestão direcionada e efetiva da problemática a ser resolvida, é importante salientar que a gestão deve ser constante e as correções de rotas obrigatórias, somente assim teremos sua aplicação a nível de excelência.

Descrição do problema: É muito comum que os problemas ou situações que necessitem de tratativas não estejam claras quando se inicia um estudo, nesse caso é importante organizar e clarificar o problema para que ele seja compreendido e as tratativas estejam de fato alinhadas a ele, uma adequada descrição de um problema já é um grande passo para a resolução.
Requisitos do negócio: Os requisitos devem ser definidos de duas formas, filosófico e quantitativo, o objetivo filosófico traz em palavras os desejos que temos em relação ao problema descrito, gera entendimento através de palavras, já o requisito quantitativo nos clarifica qual objetivo temos que alcançar e nos traz direcionamento sobre quais indicadores iremos gerenciar.
Situação atual: Nessa fase dos estudos é o momento onde iremos mergulhar nas analises, utilizando dados, gráficos, fluxos, mapas, fotos e descritivos, iremos clarificar o status, a fotografia da situação atual, ela nos servirá de base para análise e tomada de decisões, importante se atentar a qualidade das informações e a relevância do que se mede em relação objeto de estudo, ir ao Gemba e observar de perto jamais deve ser uma opção, e sim parte da prática de estudo e verificação, afinal a realidade traz fatos que são mais importante que os dados.
Situação Alvo: O desenho da situação alvo é o elo entre a situação atual e os requisitos definidos, nessa fase de construção devemos planejar a evolução do que desejamos, através de mapas de fluxo, desenhos, projeções de indicadores, comentários e metas claras, devemos entender como de fato deverá ser a evolução periódica do que se foi projetado, sendo assim teremos um plano a ser gerenciado.
Plano de ações: No plano de ações contempla-se as atividades necessárias a serem realizadas para que os objetivos propostos possam ser realistas, nessa etapa é importante conter as ações, os responsáveis, as datas de entrega e o status atualizado, alguns profissionais optam pelo 5W2H, uma ferramenta complementar que também funciona muito bem, mas o mais importante é que as ações sejam realizadas dentro do tempo previsto e com eficácia.
Indicadores: Os indicadores nos servem de base para controle e tomadas de decisões, eles devem estar diretamente ligados aos requisitos definidos na parte 2 do A3, a verificação deve ser periódica e com correções de rotas aplicadas a cada desvio, eles servem também para validarmos e finalizarmos os projetos em andamento.

O que é um bom A3?

Um bom A3 é aquele que é compreendido de forma fácil por todos que o lêem, ele não precisa ser traduzido nem explicado, não deve estar poluído e as informações devem estar claras e binárias, o A3 é o meio para se atingir os objetivos e não um fim em si.

A ferramenta A3 é parte importante das práticas Lean, seu uso já é por si uma prática de se enxugar informações e focar naquilo que é mais importante, a resolução de um problema ou a aplicação de uma estratégia.

Autor: Marcelo Rodrigues